Esdeveniments accessibles: com dissenyar estands i experiències inclusives per a totes les persones

En una fira o congrés hi passen milers de persones pels passadissos… però no totes viuen la mateixa experiència.

Persones amb mobilitat reduïda, dificultats visuals o oportunitats limitades amb l'idioma es poden trobar amb esglaons, passadissos estrets, textos il·legibles o continguts només en vídeo sense subtítols. El resultat: frustració, pèrdua doportunitats comercials i una imatge de marca poc alineada amb els valors actuals.

Alhora, a la Unió Europea ja està en marxa la Llei Europea d'Accessibilitat (European Accessibility Act), que obliga que molts serveis –especialment digitals– siguin accessibles per a les persones amb discapacitat, amb una data clau: 28 de juny de 2025.

En aquest context, dissenyar esdeveniments i estands accessibles ja no és només “fer allò correcte”; és també un avantatge competitiu.

1. Per què parlar ara d'accessibilitat en esdeveniments?

Al voltant de 100 milions de persones a la UE viuen amb alguna discapacitat.
L'accessibilitat és, sobretot, una qüestió d'igualtat d'oportunitats, però també de negoci:

Més públic potencial: si el teu estand és fàcil de recórrer i entendre, més persones se sentiran còmodes apropant-se.

Millor experiència de marca: un expositor que té cura de l'accessibilitat transmet professionalitat, empatia i respecte.

Normativa en evolució: la Llei Europea d'Accessibilitat ja està en vigor i diversos països, com Espanya, l'han transposada amb sancions importants per incompliment.

Efecte “GDPR”: igual que va passar amb la protecció de dades, l'accessibilitat digital –web, apps, plataformes de registre– serà un estàndard exigit en esdeveniments celebrats a la UE, independentment d'on sigui l'empresa organitzadora.
Per a marques que exposen a fires de Barcelona, ??Madrid o qualsevol capital europea, és el moment ideal per revisar no només el seu estand, sinó tota l'experiència del visitant.

2. Principis bàsics d'accessibilitat a fires i esdeveniments

Abans d'entrar a detalls, tres idees clau:

1. Claredat: que qualsevol persona entengui per on anar, què ofereix el teu estand i com interactuar.
2. Llegibilitat: textos, pictogrames i missatges que es llegeixen sense esforç.
3. Autonomia: permetre que el visitant faci el màxim possible per si mateix.
A partir d'aquí alguns punts pràctics:

2.1. Recorreguts i passadissos

• Deixa passadissos clars i el més amplis possible, evitant punts de coll d'ampolla en accessos i cantons.
• Evita canvis bruscs de nivell. Si hi ha tarimes, incorpora rampes suaus i ben senyalitzades.
• Reserva zones de gir i espera per a cadires de rodes o carretons davant de taulells o pantalles.
Tip: a la fase de disseny 3D, simula amb l'equip de producció els recorreguts del públic com si empenyessis una cadira de rodes o fossis amb un carret de nadó.

2.2. Senyalètica i retolació inclusiva

La retolació és clau per a laccessibilitat. A Nexo Events treballem amb cartelleria, vinils, rètols, senyalètica i elements visuals per a esdeveniments, cosa que permet dissenyar sistemes d'informació clars i coherents.

• Usa tipografies senzilles, sense floritures, i bona mida segons la distància.
• Assegura un alt contrast entre text i fons (per exemple, fosc sobre clar).
• Combina text amb icones universals: banys, accessos, eixida, punt d'informació, etc.
• Per a elements clau (accés principal, taulell, esglaons), valora incorporar pictogrames o relleu.

3. Un estand accessible: checklist per a expositors

Si estàs preparant un estand per a la propera fira, aquesta llista et pot ajudar:

3.1. Abans de l'esdeveniment

• Reviseu amb l'organització de la fira la ubicació de l'estand: proximitat a accessos, ascensors, banys adaptats.
• Coordina amb el vostre partner d'esdeveniments (com Nexo Events) la logística de transport i hotel amb criteris d'accessibilitat: hotels amb habitacions adaptades, transport còmode per al vostre equip i clients.

3.2. Disseny de l'estand

• Taulells a diferents alçades: un de convencional i un altre de més baix on una persona en cadira de rodes pugui recolzar documentació o interactuar.
• Zones de demo sense obstacles, evitant cables solts o estructures que envaeixin el pas.
• Si hi ha esglaons o tarimes, afegeix rampes accessibles i senyalització clara.
• Preveu àrees de descans amb cadires o bancs, especialment útil en fires intenses.

3.3. Continguts i tecnologia

La Llei Europea d'Accessibilitat se centra en la part digital (webs, apps, tiquets), però aquests principis es poden traslladar a l'estand.

• Vídeos amb subtítols: idealment en almenys dos idiomes (per exemple, espanyol i anglès), molt útil en fires internacionals.
• Presentacions amb bona llegibilitat: res de grans blocs de text; millor idees clau i gràfics clars.
• Codis QR que portin a pàgines web accessibles, amb text alternatiu en imatges i navegació senzilla.
• Si utilitzeu apps o experiències phygital, verifiqueu que els botons i textos siguin fàcils de prémer i llegir, seguint les pautes d'accessibilitat digital.

4. El factor humà: equip format i llenguatge clar

L'accessibilitat no només és disseny; també és com atén el teu equip.

A Nexo Events seleccionem i coordinem hostesses, brandambassadors i personal de suport per a esdeveniments, cosa que permet formar-los en protocols d'atenció accessible.

Alguns punts clau:

• Formar l'equip per oferir ajuda sense envair (“Et ve de gust que t'acompanyi?” en lloc d'assumir).
• Utilitzar un llenguatge clar, evitar tecnicismes innecessaris i explicar els passos (registre, demo, sorteig, etc.).
• Mantenir una actitud pacient: deixar temps per llegir, respondre o desplaçar-se.
• Tenir preparats materials alternatius: fitxa en paper resum, catàleg descarregable, etc.
La mateixa normativa europea anima que les organitzacions incloguin l'accessibilitat a la seva cultura: formació interna, processos i revisió contínua.

5. Com t'ajuda Nexo Events a crear esdeveniments accessibles?