Esdeveniments Virtuals

SABIES QUE DAVANT LA SITUACIÓ ACTUAL, PROVOCADA PER LA CRISI DE LA COVID19, MÉS DEL 90% DE LES EMPRESES ES VAN VEURE EN L'OBLIGACIÓ DE REALITZAR ELS SEUS ESDEVENIMENTS DE MANERA VIRTUAL?

 

I és que els esdeveniments virtuals són una activitat on se simula digital i virtualment una reunió o un esdeveniment físic. Aquesta activitat reuneix diverses persones que es comuniquen entre si mitjançant un canal digital.

Els esdeveniments virtuals no han de desvalorar-se al costat dels esdeveniments físics ja que aquests persegueixen els mateixos objectius: Transmetre un o diversos missatges a un grup de persones interessades a adquirir un coneixement en concret.

Entre els avantatges de celebrar aquest tipus d'esdeveniment es troben:

• Reducció significativa en el cost i la logística de l'esdeveniment.
  Interacció en temps real.

• Els assistents podran accedir a un esdeveniment en línia, independentment de la seva ubicació. És una bona oportunitat per a ampliar el mercat.

• Anàlisi d'audiència, més precisos gràcies a la tecnologia.

Els desavantatges d'aquests esdeveniments són:

• Requereixen d'un equipament bàsic i coneixements tecnològics que no tota l'audiència posseeix.

• Falta d'interacció social entre els participants que pot produir un efecte negatiu sobre l'esdeveniment.

• No és possible tenir el control de l'ambient. La participació de l'audiència està en constant perill i és necessari realitzar accions per a trobar la seva atenció constantment.

• És més difícil aconseguir patrocinis que en els esdeveniments presencials.       

L'impacte d'aquests esdeveniments es mesura mitjançant els KPIS, és a dir qualsevol dada numèrica del qual podem obtenir informació útil, com per exemple el nombre de visites, pic de major audiència, enquestes de satisfacció, participants que han sol·licitat informació…

Captar i retenir l'atenció del públic en aquesta mena d'esdeveniment és molt important alhora que difícil, s'han de tenir en compte una sèrie d'eines si busques l'èxit de l'esdeveniment com;

• Conèixer a l'audiència que participarà, és molt important ja que depèn de l'esdeveniment trobaràs un públic o un altre. Cada esdeveniment ha de dissenyar-se segons el seu públic.

• Patrocinar l'esdeveniment en els diferents canals de l'empresa.
  Transmetre el contingut de manera natural, per a aconseguir l'atenció i l'enteniment de l'audiència.

• Saber què li interessa a l'audiència i fer-li-ho arribar, oferir temes i convidats que realment interessin a l'assistent.

• Cuidar el ritme. Cal anar a formats àgils, ràpids i dinàmics en els quals passin moltes coses.

• Afavorir la interacció. Facilitar moments perquè l'espectador participi en l'esdeveniment.

En aquesta mena d'esdeveniments podem veure que cal fer més esforços per a arribar al públic i forjar una relació amb ell.

Segons un estudi realitzat per l'empresa Markletic El 71,1% dels organitzadors d'esdeveniments afirma que la connexió entre el públic presencial i el virtual continua sent el seu major repte.

Convertir esdeveniments en viu en esdeveniments virtuals és arriscat per a l'organització ja que la majoria d'ells tenen moltes limitacions tecnològiques i impedeixen que els espectadors tinguin una experiència 100% satisfactòria. Això va portar a l'ús dels anomenats esdeveniments híbrids, que combinen components cara a cara (físics) amb elements digitals (virtuals).

Els esdeveniments virtuals es converteixen en televisió interactiva. Aquests esdeveniments reuneixen una audiència molt específica. Poden reunir un nombre il·limitat de persones perquè només necessiten accés a Internet. No és un tipus d'esdeveniment interactiu i si l'usuari pot veure'l tantes vegades com vulgui, perd el seu valor.

D'altra banda, els esdeveniments híbrids tenen l'avantatge de combinar la creativitat del format predeterminat amb la naturalesa individual. Els esdeveniments recopilats contenen elements físics que només ocorren en el lloc, en moments específics, creant valor en la ment de l'audiència sobre l'esdeveniment. Aquestes experiències de vida fan ús del subconscient i els participants les converteixen en un sol record, imprimint el seu segell en la seva experiència.

La revista eventscase diu << En un futur pròxim, es podria eliminar el terme híbrid, ja que no hi haurà raó per a mantenir aquesta diferenciació. Tots els esdeveniments tindran components digitals i presencials >>.

Per a realitzar aquest tipus d'esdeveniments es creen Estands virtuals. Un estand virtual és una forma ràpida, fàcil i econòmica d'arribar a les masses. És una simulació audiovisual d'un entorn real a través de visuals en 3D. És un entorn interactiu adaptat a Internet on es poden representar espais reals o dissenyats, modelats mitjançant tecnologia de realitat virtual coneguda com VRML (Virtual Reality Modeling Language).

Es pot dir que en els esdeveniments virtuals pràcticament s'han eliminat els residus contaminants, ja que la major part de les eines es troben digitalitzades. Això significa que, en planificar esdeveniments híbrids, necessitarem desenvolupar noves eines per a guanyar en sostenibilitat. Una alternativa seria l'aposta pels recursos naturals, per exemple:

• Buscar un lloc amb infraestructures sostenibles.

• Triar regals ecològics fabricats amb materials reciclats.

• Recintes amb il·luminació natural, panells solars i llums LED…