Va valer la pena la teva fira? Com calcular el ROI real d'un esdeveniment

Va valer la pena la teva fira? Com calcular el ROI real d'un esdeveniment

Com a empresa participar en una fira suposa una inversió molt important i gran de diners. Des del disseny de l'estand, producció logística, viatges, allotjament, material comercial, personal, accions de màrqueting…

Tot i això, moltes empreses continuen avaluant l'èxit d'una fira de manera superficial mesurant:

• Quan moviment hi ha hagut
• Si l'estand si estava ple
• Quants contactes van fer
• Però la veritable pregunta que s'haurien de fer és si:

“La fira va generar oportunitats reals de negoci?”

La realitat és que moltes marques i empreses inverteixen en els esdeveniments sense mesurar correctament el retorn obtingut (ROI). Aquí és on apareix un dels errors més grans del sector, ja que les empreses surten pensant que tot ha anat bé ja que l'estand ha tingut moviment, l'equip no ha parat de parlar amb els visitants.

L'estand ple pot transmetre rendibilitat. Moltes empreses continuen mesurant els aspectes més superficials (tràfic de l'estand, quantitat de contactes, notorietat, impacte visual…), però tots aquests factors no indiquen que hagi estat tot un èxit.

Una fira no acaba en desmuntar, és moment més important quan acaba perquè el ROI no es mesura únicament durant els dies de l'esdeveniment, sinó en tot el que passa després:

• El seguiment comercial
• La gestió dels contactes
• La velocitat de resposta
• Les reunions posteriors
• La capacitat de convertir converses en oportunitats reals de negoci

Les empreses solen recopilar tota mena d'indicadors que les empreses han estat interessades al seu estand com: targetes, escanegen acreditacions o generen llistes de contactes però mai no arriben a activar un seguiment estructurat.

El resultat és clar, oportunitats que s'esfumen i una inversió que perd valor amb el temps. Per poder rendibilitzar les fires cal entendre una cosa fonamental, la fira és una eina comercial no només una acció de visibilitat

Els KPI que mesuren realment el rendiment de la fira

Per mesurar correctament el rendiment d'una fira cal anar més enllà de la percepció. Per saber si una inversió ha funcionat, cal definir indicadors clars abans, durant i després de l'esdeveniment.

Leads generats

Un dels errors més comuns és mesurar l'èxit únicament amb els contactes generats. Però aquí hi ha un matís important: no tots els leads tenen el mateix valor, no és el mateix un visitant fugaç que passa per l'estand que una empresa interessada amb necessitat, pressupost i capacitat de decisió.

Generar 200 contactes sense capacitat de decisió pot ser molt menys rendible que aconseguir 15 reunions amb perfils estratègics.

Per això, les empreses que millor rendibilitzen les fires treballen amb criteris més estratègics:

• Perfil professional del contacte
• Interès real
• Possibilitat de compra
• Capacitat de decisió
• Potent col·laboració
• Client ideal
• Reunions qualificades

En aquest tipus d'entorns B2B sol ser un dels indicadors més valuosos, ja que una reunió qualificada implica l'existència de:

• Necessitat,
• L'existència de pressupost
• Capacitat de decisió
• Oportunitat comercial clara possible
• Cost per lead

Un dels càlculs més utilitzats per avaluar l'eficiència d'una fira és el cost per lead

CPL= Nombre de leads generats / Inversió total de la fira

Aquesta dada ens dóna accés a entendre quant costa realment captar cada contacte generat els dies de l'esdeveniment. El problema és que no tots els leads tenen el mateix valor. Una empresa pot generar molts contactes i així i tot no generar oportunitats reals.

Per això, les empreses prioritzen mètriques més estratègiques com és el cost d'oportunitat comercial o el percentatge de conversió posterior.

En un entorn B2B, la rendibilitat de la fira no depèn únicament de quants contactes aconsegueixin sinó de quants es converteixin en clients reals.

Cost per oportunitat real

No tots els contactes avancen en el procés comercial. Per això és més útil mesurar el cost per oportunitat real.

Ja no parlem només de simples contactes, sinó d'oportunitats amb veritable potencial de venda. Aquest indicador ofereix una visió molt més precisa de l'impacte comercial de la fira

Cost per oportunitat = Inversió total / Oportunitats comercials reals

Perquè captar 300 contactes sense recorregut comercial és molt menys rendible que generar cinc reunions amb empreses realment interessades i preparades per comprar el que ofereixen, col·laborar o iniciar un projecte conjunt.

El seguiment: El que diferencia entre perdre o guanyar diners

Un dels errors que cometen més les empreses després d'una fira és la manca de seguiment ràpid i organitzat. Moltes empreses esperen massa temps per contactar amb els leads obtinguts. Quan passa això, l'interès disminueix i l'oportunitat perd força.

Les companyies que millor converteixen solen treballar amb processos molt definits:

• CRM actualitzat
• Classificació de leads
• Seguiment a les primeres 24-72 hores
• Automatització d'emails
• Reunions post-esdeveniment
• Coordinació entre màrqueting i vendes
• La diferència entre una fira rendible i una inversió desaprofitada sol ser les dues
• setmanes posteriors a l'esdeveniment.

Com calcular el ROI real després de la fira

El ROI permet mesurar el retorn econòmic generat amb relació a la inversió realitzada.

ROI = Ingressos generats − Inversió total / Inversió total × 100

Tot i que la fórmula sembla senzilla, a la pràctica moltes empreses cometen l'error d'analitzar únicament resultats immediats i en un entorn firal, això pot ser enganyós. Ja que la tornada d'una fira no sempre arriba a curt termini.

També hi ha un valor estratègic difícil de mesurar de forma immediata, moltes vegades el veritable retorn torna en forma de:

• Posicionament de marca
• Obertura de nous mercats
• Relacions comercials
• Notorietat
• Networking
• Partnerships
• Acceleració del cicle de vendes

Les fires més rendibles no són necessàriament les que generen més trànsit, sinó les que aconsegueixen generar impacte comercial real a llarg termini.

Mesurar millor per invertir millor

Participar en una fira no és ésser una decisió basada únicament en intuïció o tradició.

Les empreses que obtenen millors resultats són les que entenen els esdeveniments com una eina estratègica de negoci i treballen cada fase abans, durant i després amb objectius mesurables.

Perquè al final, l'èxit d'una fira no es mesura per la mida de l'estand ni per la quantitat de visitants.

Es mesura per l'impacte real que genera al negoci. A Nexo Events ajudem les marques a convertir els seus espais firals en experiències dissenyades per generar oportunitats, relacions i resultats reals.